Πρόσφατα, οι έννοιες του Agile and Activity Based Working κερδίζουν όλο και περισσότερη δημοτικότητα, και πολλές εταιρείες εξετάζουν ήδη τη δυνατότητα εφαρμογής τους στο γραφείο τους, αλλά αντιμετωπίζουν ορισμένες δυσκολίες. Η διοίκηση συχνά δεν είναι σε θέση να κάνει τέτοιες αλλαγές, φοβούμενοι να αντιμετωπίσει τη δυσαρέσκεια των εργαζομένων και τη μείωση της παραγωγικότητάς τους.
Ο Denis Chernichkin, διευθυντής της Haworth Business Interiors, μας είπε γιατί μια αλλαγή στην έννοια ενός εσωτερικού γραφείου μπορεί να επηρεάσει αρνητικά το έργο της εταιρείας και τι πρέπει να ληφθεί υπόψη προκειμένου να οργανωθεί ο χώρος όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά.
Ποιες είναι οι κύριες δυσκολίες στην υλοποίηση έργων όπως το Agile και η δραστηριότητα βάσει δραστηριοτήτων
- Τα γραφεία που εφαρμόζονται σύμφωνα με αυτές τις έννοιες, πρώτα απ 'όλα, προϋποθέτουν την παρουσία πολλών διαφορετικών λειτουργικών τομέων που μπορεί να επιλέξει ένας υπάλληλος κατά την κρίση του, ανάλογα με τη συγκεκριμένη εργασία και τον τύπο δραστηριότητας. Αυτή η ποικιλομορφία δίνει τέτοια ελευθερία δράσης κατά τον σχεδιασμό ενός γραφείου που οι υπεύθυνοι γι 'αυτό μερικές φορές δεν έχουν ιδέα από πού να ξεκινήσουν, σε τι να επικεντρωθούν ή δεν αποφασίζουν καθόλου για σημαντικές αλλαγές, και εάν το κάνουν, δεν μπορούν να διατυπώσουν σαφώς αποστολή και εξήγηση στους αρχιτέκτονες ποιο αποτέλεσμα πρέπει να επιτευχθεί. Συνήθως οι διατυπώσεις είναι πολύ αφηρημένες, με βάση συναισθήματα και τάσεις και όχι συγκεκριμένα γεγονότα και στατιστικά στοιχεία. Αυτές οι επιθυμίες απέχουν πολύ από μια ουσιαστική, δομημένη, υψηλής ποιότητας τεχνική ανάθεση, η οποία αντικατοπτρίζει τις απαιτήσεις για έναν αποτελεσματικό χώρο σήμερα και σε απόσταση τριών έως πέντε ετών για μια συγκεκριμένη εταιρεία. Το αποτέλεσμα μπορεί να αποδειχθεί ακατάλληλο για τις προσδοκίες του πελάτη.
Συχνά, οι εταιρείες, που δεν καταλαβαίνουν τι ακριβώς θέλουν να πάρουν, αρχίζουν να αντιγράφουν τις ιδέες των υπαρχόντων γραφείων χωρίς να προσαρμόζονται στις δικές τους ανάγκες και να τις εφαρμόζουν σε έναν εντελώς διαφορετικό χώρο, σε διαφορετικές συνθήκες, σε άλλες ομάδες που ουσιαστικά δεν είναι έτοιμες να δεχτούν τέτοια έννοιες. Ως αποτέλεσμα, αυτό οδηγεί σε σημαντική μείωση της παραγωγικότητας.
Παρά το γεγονός ότι αυτές οι δυσκολίες είναι πιο εγγενείς στη μετάβαση στις έννοιες της εργασίας ευέλικτης και βασισμένης στη δραστηριότητα, μπορούν να προκύψουν στη δημιουργία οποιουδήποτε χώρου. Φυσικά, είναι ευκολότερο να δημιουργηθεί ένα τυπικό γραφείο «ανοιχτού χώρου», όπου συχνά χρησιμοποιούνται λύσεις του ίδιου τύπου, αλλά και σε τέτοιες περιπτώσεις προκύπτουν δυσκολίες στη διαμόρφωση των απαιτήσεων για αποτελεσματικό χώρο.
Πώς ορίζετε τον αποτελεσματικό χώρο γραφείου
- Αυτός είναι ένας χώρος που ενώνει τους ανθρώπους και όπου είναι πιο παραγωγικοί και αποδοτικοί. Αυτό είναι το περιβάλλον μέσα στο οποίο οι ομάδες εργασίας ή οι μεμονωμένοι ειδικοί μπορούν να μεγιστοποιήσουν τις δυνατότητές τους, όταν ο γύρω χώρος δεν τους εμποδίζει, αλλά βοηθά. Και δεδομένου ότι κάθε ομάδα και κάθε ειδικός έχει ατομικά χαρακτηριστικά, ο αποτελεσματικός χώρος είναι μοναδικός για κάθε μεμονωμένο οργανισμό. Δεν υπάρχει κανένα σενάριο ή σωστή απάντηση, γιατί πολλά εξαρτώνται από τους στόχους της εταιρείας. Για ορισμένους, προς το παρόν, είναι σημαντικό να μειώσετε το κόστος, να μειώσετε τα τετραγωνικά μέτρα ανά άτομο, για άλλους - να δημιουργήσετε ένα νέο προϊόν ή να διαθέσετε μια νέα τεχνολογία στην αγορά, για κάποιον - για να αυξήσετε την ικανοποίηση των πελατών και την ποιότητα των υπηρεσιών. Μερικές φορές αυτές οι εργασίες βρίσκονται σε διένεξη. Ως εκ τούτου, κάθε εταιρεία πρέπει να καθορίσει ποιοι είναι οι στόχοι της, τα κριτήρια επιτυχίας και πώς να το επιτύχει και πώς μπορεί να βοηθήσει ο χώρος να εκπληρώσει αυτά τα καθήκοντα.
Θα πρότεινα να ξεκινήσω εντοπίζοντας μια πολύ σημαντική παράμετρο - την οργανωτική κουλτούρα. Είναι αυτή που διακρίνει τις εταιρείες μεταξύ τους. Αυτό είναι ένα εξαιρετικά σημαντικό χαρακτηριστικό που συχνά υποτιμάται στην αγορά μας, αν και η σημασία του έχει αναγνωριστεί από καιρό στον κόσμο. Η γνώση και η κατανόηση του πολιτισμού της εταιρείας σας διευκολύνει τον προσδιορισμό του χώρου που χρειάζεται.
Πώς μπορεί ο πολιτισμός να σχετίζεται με το διάστημα
- Ο πολιτισμός επηρεάζει κυριολεκτικά όλες τις πτυχές των δραστηριοτήτων ενός οργανισμού, συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης, των επιχειρηματικών διαδικασιών, των προϊόντων που δημιουργούνται, της προσέλκυσης και της διατήρησης των υπαλλήλων, του συστήματος λήψης αποφάσεων, της φήμης και πολλά άλλα. Χτίζει μια αίσθηση ασφάλειας, αφοσίωσης στην εταιρεία και επηρεάζει την ικανοποίηση και την παραγωγικότητα των εργαζομένων. Ως εκ τούτου, θεωρείται συχνά ως ένα πλήρες και πολύ σημαντικό πλεονέκτημα του οργανισμού.
Συνήθως ο πολιτισμός σε μια εταιρεία συνδέεται με επίσημα πράγματα, όπως εταιρικές αξίες, πρότυπα εργασίας, κώδικες συμπεριφοράς - τους λεγόμενους ορατούς παράγοντες. Υπάρχουν, όμως, και αόρατοι παράγοντες που καθορίζουν τους απροσδιόριστους κανόνες και τις συνήθειες των ανθρώπων. Σε αυτόν τον τομέα, ο χώρος εργασίας παίζει επίσης σημαντικό ρόλο, συμπεριλαμβανομένων των λύσεων αρχιτεκτονικής, εσωτερικών χώρων και επίπλων. Δηλαδή, ο χώρος εργασίας είναι ένα σημαντικό μέρος της οργανωτικής κουλτούρας και πρέπει να αντιστοιχεί σε αυτόν. Είναι σαν ένα κομμάτι ενός παζλ που έχει ληφθεί από ένα άλλο σετ - όχι μόνο δεν ταιριάζει στα γειτονικά στοιχεία, αλλά θα καταστρέψει ολόκληρη την εικόνα εντελώς. Είναι το ίδιο με το διάστημα. Με πολλούς τρόπους, διαμορφώνει τον τρόπο με τον οποίο εργάζεται ένας υπάλληλος, οπότε αν ο χώρος δεν ταιριάζει με την τρέχουσα κουλτούρα, οι άνθρωποι θα εργαστούν ενάντια στις αξίες της εταιρείας.
Αποδεικνύεται ότι εάν μετακινήσετε έναν υπάλληλο από ένα γραφείο σε άλλο που είναι αισθητά διαφορετικό από το προηγούμενο, θα εργαστεί διαφορετικά
- Σίγουρα. Φυσικά, αυτή η αλλαγή δεν θα είναι πάντα τόσο φανταχτερή, αλλά το θέμα είναι ότι ο τύπος του χώρου, οι διαθέσιμες λειτουργίες σε αυτόν και η οργανωτική κουλτούρα γενικά καθορίζουν τον τρόπο με τον οποίο ένα άτομο προσεγγίζει τις εργασίες, αλληλεπιδρά με συναδέλφους και παίρνει αποφάσεις. Σε τελική ανάλυση, ακόμη και αν συνήθως δεν το σκέφτομαστε, η επίδραση του πολιτισμού στη συμπεριφορά μας είναι πραγματικά μεγάλη. Αξίζει να αλλάξουμε το μέρος και ήδη έχουμε ασυνείδητα συμπεριφερόμαστε διαφορετικά.
Μου αρέσει το ρητό του Ουίνστον Τσόρτσιλ: «Πρώτα ορίζουμε το σχήμα των κτιρίων μας και μετά τα κτίριά μας καθορίζουν το σχήμα της συμπεριφοράς μας». Και πράγματι είναι. Πάρτε, για παράδειγμα, για σύγκριση, τη συμπεριφορά των ανθρώπων έξω από το γραφείο - σε ένα ακριβό εστιατόριο και σε μια κανονική παμπ. Στην πρώτη περίπτωση, προσπαθούμε να ταιριάξουμε με το επίπεδο - ένα επίσημο στυλ φόρεμα, ήρεμο τόνο, συχνά μια συζήτηση για πνευματικά θέματα. Αλλά φανταστείτε ότι είμαστε σε μια παμπ - η συμπεριφορά μας θα είναι πιο ελεύθερη και ανεπίσημη. Το ίδιο συμβαίνει και στα γραφεία - ο χώρος επηρεάζει άμεσα τη συμπεριφορά και τον τρόπο εργασίας των εργαζομένων.
Τι γίνεται αν οι εργαζόμενοι δεν τους αρέσει ο χώρος στον οποίο εργάζονται; Πώς θα τους επηρεάσει
- Αυτή είναι μια εξαιρετικά σημαντική ερώτηση. Η δυσαρέσκεια των εργαζομένων με το χώρο γραφείου, όπου, για παράδειγμα, είναι αδύνατο να βρεθεί μια άνετη λειτουργική περιοχή κατάλληλη για μια συγκεκριμένη εργασία ή υπάρχουν πολλές ενοχλητικές περισπασμούς, δημιουργεί ένα σημαντικό αρνητικό αποτέλεσμα. Δυστυχώς όμως, οι εργαζόμενοι δεν μπορούν να αλλάξουν τον υπάρχοντα χώρο από μόνοι τους. Αυτή η εξουσία βαρύνει τους επαγγελματίες που είναι υπεύθυνοι για τη δημιουργία του εσωτερικού του γραφείου, οι οποίοι πρέπει να λάβουν υπόψη τα πολιτιστικά χαρακτηριστικά του οργανισμού προκειμένου να δημιουργήσουν το πιο άνετο περιβάλλον. Επιπλέον, λόγω των διαφορετικών τύπων δραστηριοτήτων των τμημάτων σε έναν οργανισμό, υπάρχουν οι λεγόμενες υποκαλλιέργειες, οι οποίες πρέπει επίσης να λαμβάνονται υπόψη κατά το σχεδιασμό.
Όλοι γνωρίζουμε ότι η αρχιτεκτονική διαφορετικών χωρών και πόλεων διαφέρει μεταξύ τους, αντανακλά πολιτιστικά χαρακτηριστικά και δημιουργεί μια μοναδική ατμόσφαιρα. Στο γραφείο, όλα είναι τα ίδια - ο σχεδιασμός και η αρχιτεκτονική του χώρου γραφείου πρέπει να αντικατοπτρίζουν την ατομικότητα του οργανισμού και των τμημάτων του.
Πώς μπορείτε να ορίσετε την οργανωτική σας κουλτούρα και να καταλάβετε ποιος χώρος ταιριάζει καλύτερα
- Είναι πραγματικά πολύ απλό. Υπάρχει μια ταξινόμηση που βασίζεται σε 25 χρόνια έρευνας από καθηγητές του Πανεπιστημίου του Μίσιγκαν Κάμερον και Κουίν με την ονομασία "Ανταγωνιστικές αξίες". Οι επιστήμονες έχουν εντοπίσει τέσσερις κυρίαρχες αξίες στις εταιρείες: Συνεργασία, Ανταγωνισμός, Δημιουργία και Έλεγχος. Κάθε τιμή σχετίζεται με ένα σύνολο χαρακτηριστικών του χώρου εργασίας που μεγιστοποιεί την υποστήριξή του. Παρεμπιπτόντως, αυτό το μοντέλο αναγνωρίστηκε από πολλούς εμπειρογνώμονες ως πολύ αποτελεσματικό και εισήχθη στα κορυφαία 50 καλύτερα επιχειρηματικά εργαλεία στην ιστορία σύμφωνα με τη βαθμολογία Financial Times.
Για παράδειγμα, ας ρίξουμε μια ματιά σε εταιρείες όπου κυριαρχεί η τιμή ελέγχου. Για αυτούς τους οργανισμούς, το κλειδί είναι να κάνουμε τη δουλειά «σωστά». Χαρακτηρίζονται από μια σαφή οργανωτική δομή, ιεραρχία, αυστηρό έλεγχο, πληθώρα πρωτοκόλλων και διαδικασιών και επίσημη αλληλεπίδραση εργαζομένων. Τις περισσότερες φορές πρόκειται για μεγάλες γραφειοκρατικές εταιρείες και κυβερνητικούς φορείς, καθώς και οικονομικά και νομικά τμήματα. Ο χώρος σε αυτήν την περίπτωση πρέπει να χαρακτηρίζεται από μια ομαλή, κατανοητή διάταξη των χώρων εργασίας, να διατηρεί την ιεραρχία και την κατάσταση, να είναι εξοπλισμένο με υψηλά διαμερίσματα και ειδικά διαμορφωμένους χώρους για αλληλεπίδραση, μάλλον, ξεχωριστές αίθουσες συσκέψεων. Οι χώροι εργασίας συνήθως είναι απομονωμένοι, χωρίζονται άκαμπτα σε τμήματα σε κοντινή απόσταση από το αφεντικό, συντηρητικά χρώματα χρησιμοποιούνται συχνά στο εσωτερικό.
Για σύγκριση, ας πάρουμε την αντίθετη τιμή "Δημιουργία". Οι εταιρείες που κυριαρχούνται από αυτήν την αξία χαρακτηρίζονται από την επιθυμία να δημιουργήσουν πρώτα ένα προϊόν ή μια υπηρεσία, εστιάζουν στην καινοτομία, στην εξωστρέφεια, στην επιθυμία να γίνουν ηγέτες μέσω νέων εξελίξεων και ταχύτερης κυκλοφορίας στην αγορά μια μοναδική προσφορά. Αυτός ο τύπος συνδέεται συχνά με εταιρείες πληροφορικής καθώς και με διαφημιστικά γραφεία μάρκετινγκ, αλλά στην πραγματικότητα, σχεδόν κάθε εταιρεία που δημιουργεί το δικό της προϊόν έχει αυτήν την αξία, ειδικά αν βρίσκεται σε ηγετική θέση στον κλάδο της. Για τέτοιες εταιρείες, είναι εξαιρετικά σημαντικό να είναι σε θέση να πραγματοποιούν ομαδικές συζητήσεις, καταιγίδες ιδεών, συναντήσεις, να μοιράζονται ανεπίσημα τις ιδέες τους με συναδέλφους ανά πάσα στιγμή. Επομένως, αυτός ο τύπος οργάνωσης απαιτεί πολλά διαφορετικά μέρη για μεμονωμένη εστιασμένη εργασία, καθώς και για συλλογική αλληλεπίδραση και αυθόρμητες συναντήσεις, μεγάλες επιφάνειες για οπτική προβολή πληροφοριών, πιο ευρύχωρους χώρους με καλή προοπτική, καθώς προάγει τη φαντασία, πιο περίπλοκη και οργανική διάταξη, έλλειψη ομοιομορφίας στο σχεδιασμό και την επανάληψη, εμπνευσμένες εσωτερικές λύσεις, λιγότερους περιορισμούς και περισσότερη ελευθερία και πολλούς διαφορετικούς τομείς δημιουργικότητας με καλή ακουστική, επειδή η δημιουργική διαδικασία καταστρέφεται πολύ εύκολα.
Αλλά το πιο σημαντικό πράγμα που πρέπει να θυμάστε είναι ότι κάθε εταιρεία συνδυάζει πάντα και τις τέσσερις αξίες. Κατά κανόνα, δύο από αυτά κυριαρχούν, αλλά, εν πάση περιπτώσει, η οργανωτική κουλτούρα κάθε εταιρείας είναι ένας μοναδικός συνδυασμός όλων αυτών των αξιών, οι οποίες υπάρχουν σε ορισμένες αναλογίες. Επομένως, δεν θα μπορείτε να βρείτε εταιρείες με την ίδια κουλτούρα. Γνωρίζοντας τη δική σας οργανωτική κουλτούρα, κατανοώντας την ισορροπία των βασικών αξιών, μπορείτε να πάρετε μια σαφή ιδέα του χώρου που απαιτείται για κάθε συγκεκριμένο τμήμα και την εταιρεία στο σύνολό της.
Πώς μπορείτε να προσδιορίσετε τον πολιτισμό σε μια εταιρεία
- Απαιτείται μια ολοκληρωμένη επιστημονική προσέγγιση για τη σαφή διάγνωση της οργανωτικής κουλτούρας της εταιρείας και των τμημάτων της. Εμείς στην HAWORTH έχουμε τη δική μας πατενταρισμένη μεθοδολογία CultureLENS ™ για τη διεξαγωγή αυτού του είδους έρευνας. Χάρη στην τεχνολογία των υπολογιστών, όλοι οι υπάλληλοι μπορούν να συμμετάσχουν σε αυτήν τη μελέτη, απαντώντας εξ αποστάσεως σε ερωτήσεις για να αναλύσουν την τρέχουσα οργανωτική κουλτούρα. Οι κορυφαίοι διευθυντές απαντούν σε επιπλέον ερωτήσεις που βοηθούν στον προσδιορισμό της προτιμώμενης οργανωτικής κουλτούρας που θα ήθελαν να δουν στην εταιρεία τους σε 2-3 χρόνια. Όλες οι απαντήσεις υποβάλλονται σε επεξεργασία από έναν υπολογιστή, επιτρέποντας στους ειδικούς του χώρου γραφείων και στους στρατηγικούς να συντάξουν μεμονωμένα συμπεράσματα και προτάσεις για τον πελάτη. Για παράδειγμα, η σύγκριση των τρεχουσών και των προτιμώμενων πολιτισμών μπορεί να σας βοηθήσει να καταλάβετε ποια κατεύθυνση θα κινηθείτε και ποιες αλλαγές πρέπει να εφαρμοστούν στο χώρο του γραφείου για να επιτύχετε τα επιθυμητά αποτελέσματα χωρίς να προκαλέσετε απόρριψη και αντίσταση από το προσωπικό.
Καταλαβαίνω σωστά ότι τα αποτελέσματα της μελέτης του οργανωτικού πολιτισμού αποτελούν τη βάση των όρων αναφοράς για το σχεδιασμό του γραφείου; Πρέπει οι πελάτες να παρέχουν κάτι άλλο
- Ναι, το αποτέλεσμα της μελέτης είναι μια λεπτομερής έκθεση, η οποία είναι μια σύντομη σχεδίαση, μια λεπτομερής εντολή για τη δημιουργία ενός μελλοντικού γραφείου με παραδείγματα χωρικών λύσεων που θα υποστηρίξουν την προτιμώμενη οργανωτική κουλτούρα της εταιρείας που μελετήθηκε. Αλλά μίλησα για ένα μόνο εργαλείο, αν και ένα θεμελιώδες. Εκτός από την οργανωτική κουλτούρα, είναι σημαντικό να κατανοήσουμε άλλα ατομικά χαρακτηριστικά του οργανισμού - υπάρχοντα στυλ εργασίας, είδη αλληλεπίδρασης μεταξύ τμημάτων και εργαζομένων, στατιστικά στοιχεία για τη χρήση χώρων εργασίας και κοινών χώρων, προσωπική ικανοποίηση με τον τρέχοντα χώρο εργασίας κ.λπ. Υπάρχει επιπλέον έρευνα που βοηθά τις εταιρείες να αναγνωρίσουν όλα αυτά τα χαρακτηριστικά.
Εν κατακλείδι, θα ήθελα να τονίσω για άλλη μια φορά ότι κάθε εταιρεία, όταν σχεδιάζει ένα νέο γραφείο ή πραγματοποιεί ανακαινίσεις σε ένα υπάρχον γραφείο, πρέπει να αναλύσει προσεκτικά τον εαυτό της και τις ανάγκες της. Είναι πιθανό αυτός ο οργανισμός να μην χρειάζεται να μεταβεί στην εργασία Agile ή Activity Based. Κανείς δεν έχει καθήκον να ακολουθεί τη μόδα ή να είναι μοντέρνος, ευθύνη μας είναι να δημιουργήσουμε τον κατάλληλο χώρο που αυξάνει την παραγωγικότητα, την ικανοποίηση και τη δέσμευση των εργαζομένων. Σε τελική ανάλυση, οι άνθρωποι είναι το κύριο πλεονέκτημα κάθε εταιρείας.
