Κατά την τελευταία δεκαετία, η κυριαρχία των ανοιχτών χώρων στα σύγχρονα γραφεία έχει γίνει πιο έντονη, εκτοπίζοντας άλλους τύπους διαστημικής οργάνωσης. Ενώ ο ανοιχτός χώρος βελτιώνει τις αλληλεπιδράσεις των εργαζομένων και μειώνει το κόστος ακίνητης περιουσίας, καθιστά επίσης πιο δύσκολη την εστίαση και την επικέντρωση στην εργασία, η οποία επηρεάζει αρνητικά την παραγωγικότητα και μπορεί τελικά να αντισταθμίσει τα οφέλη.
Φυσικά, σχεδόν κάθε γραφείο πρέπει να έχει ανοιχτούς τομείς επικοινωνίας που αυξάνουν τη συχνότητα και την αποτελεσματικότητα των αλληλεπιδράσεων των εργαζομένων και αυξάνουν την πιθανότητα καινοτομίας. Ωστόσο, τέτοιες περιοχές δημιουργούν οπτικές παρεμβολές και παρεμβολές θορύβου σε ανοιχτούς χώρους που παρεμβαίνουν στη συγκέντρωση και η εργασία που απαιτεί συγκέντρωση είναι εξίσου σημαντική με την ομαδική εργασία. Επομένως, αξίζει να καταλάβετε τι επηρεάζει ακριβώς τη συγκέντρωση, πώς μπορείτε να αποφύγετε την απώλεια, καθώς και πώς να συνδυάσετε με ικανοποιητικό τρόπο ανοιχτούς χώρους με περιοχές για εστιασμένη εργασία.
Όλοι γνωρίζουν για το πρόβλημα του θορύβου και της απώλειας συγκέντρωσης στον ανοιχτό χώρο, αλλά, δυστυχώς, λίγοι ασχολούνται σοβαρά με αυτό το ζήτημα. Ίσως επειδή ο ήχος δεν μπορεί να δει, υποτιμούμε τη σημασία του. Για παράδειγμα, εάν εμφανιστεί διαρροή στο γραφείο, αν και όχι πολύ σοβαρό, το υπεύθυνο προσωπικό θα αρχίσει αμέσως να το διορθώνει. Οι «διαρροές» ήχου μπορεί να είναι εξίσου επιβλαβείς για την εργασία γραφείου, αλλά για κάποιο λόγο αγνοούμε εύκολα αυτό το πρόβλημα, σε αντίθεση με ένα βρεγμένο χαλί.
Σύμφωνα με το ερευνητικό κέντρο Haworth, κατά μέσο όρο, οι εργαζόμενοι χάνουν το 28% του χρόνου εργασίας τους λόγω περισπασμών στο γραφείο. Ως αποτέλεσμα, πρέπει να ξεκινήσουν την ημέρα εργασίας τους νωρίς ή να μείνουν αργά για να ολοκληρώσουν όλες τις εργασίες που απαιτούν σιωπή και συγκέντρωση. Αυτό το πρόβλημα δεν είναι νέο. Οι υπάλληλοι γραφείου χρειάζονται συχνά μέρη για υποχώρηση και εστίαση, και δυστυχώς, αυτός ο παράγοντας λαμβάνεται λιγότερο υπόψη σε ανοιχτούς χώρους εργασίας. Σύμφωνα με στατιστικά στοιχεία της μελέτης, περισσότεροι από τους μισούς υπαλλήλους πιστεύουν ότι είναι δύσκολο να συγκεντρωθούν στο γραφείο τους, και γι 'αυτό σπαταλούν πολύ χρόνο.
Εκτός από την οπτική ακαταστασία και την ηχορύπανση που πρέπει να αντιμετωπίζουν οι εργαζόμενοι στα γραφεία ανοιχτού σχεδιασμού, βομβαρδίζονται με περισπασμούς όπως email, buzzing smartphone και αναδυόμενα μηνύματα. Μια περίσσεια πληροφοριών από τις συνεχείς κινητές και διαδικτυακές επικοινωνίες τις «παραλύει», αφήνοντας λιγότερο χρόνο για να επικεντρωθεί στην εργασία τους και τη μη τυπική επίλυση προβλημάτων. Ο ανθρώπινος εγκέφαλος λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο όπως έκανε πριν από χίλια χρόνια, αλλά τώρα έχουμε όλες αυτές τις τεχνολογίες και η βιολογία μας δεν συμβαδίζει με την ανάπτυξή τους. Η υπερφόρτωση πληροφοριών έγινε γρήγορα μια σημαντική αρνητική τάση στην αγορά ανθρώπινου κεφαλαίου.
Απώλεια συγκέντρωσης
Ενώ εργάζεται σε μια εργασία, ένα άτομο μπορεί να επικεντρωθεί με τέτοιο τρόπο ώστε να αντιλαμβάνεται μόνο τις πληροφορίες που θεωρεί σημαντικές, αγνοώντας τα υπόλοιπα. Αυτή είναι μια καταπληκτική ικανότητα του ανθρώπινου εγκεφάλου. Ωστόσο, όταν προκύπτουν πολλαπλές περισπασμούς, η προσοχή μετατοπίζεται συχνά από την υπό εξέταση εργασία στο λιγότερο σημαντικό.
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι οι περισπασμοί μπορούν να χωριστούν σε δύο τύπους: εσωτερικούς και εξωτερικούς. Και σύμφωνα με τη μελέτη, χρειάζονται κατά μέσο όρο 23 λεπτά για να επαναπροσδιορίσουν οι εργαζόμενοι και να επιστρέψουν στην εργασία τους, διακόπτοντας από εξωτερικές περισπασμούς. Είναι ενδιαφέρον ότι, με αυτόν τον τρόπο, επικεντρώνονται σε τουλάχιστον δύο άλλες εργασίες πριν επιστρέψουν σε αυτήν που έκαναν πριν.
Οι εσωτερικοί παράγοντες είναι, κατά κανόνα, προσωπικές σκέψεις ή εμπειρίες που δεν σχετίζονται άμεσα με την εργασία, για παράδειγμα, τι να φάτε για μεσημεριανό γεύμα ή ποια πράγματα μένουν για το βράδυ. Η επιστροφή στην εργασία, αποσπασμένη από εσωτερικούς παράγοντες, όπως αποδείχθηκε, είναι κάπως πιο δύσκολη και διαρκεί περίπου 30-35 λεπτά. Έτσι, ξοδεύουμε αρκετή γνωστική προσπάθεια ελέγχοντας τις δικές μας αποσπαστικές σκέψεις. Επομένως, είναι τόσο σημαντικό να ελαχιστοποιηθεί η επίδραση εξωτερικών παραγόντων - εξάλλου, όσο περισσότερη προσπάθεια απαιτείται για την αντιμετώπιση εξωτερικών παραγόντων, τόσο πιο συχνά ένα άτομο θα αποσπάται η προσοχή και τόσο περισσότερος χρόνος θα σπαταληθεί.
Όσο πιο πολλαπλές εργασίες, τόσο χαμηλότερη είναι η απόδοση
Ο ανθρώπινος εγκέφαλος δεν είναι σε θέση να επεξεργάζεται πληροφορίες με τον ίδιο τρόπο όπως ένας υπολογιστής, ο οποίος μπορεί να εκτελεί πολλές διαδικασίες ταυτόχρονα. Οι άνθρωποι τείνουν να είναι περισσότερο σε μια σειρά ενεργειών. Όταν προσπαθούμε να επιτύχουμε δύο ή περισσότερες εργασίες, συχνά αισθανόμαστε σαν να τα κάνουμε όλα ταυτόχρονα. Στην πραγματικότητα, η εναλλαγή μεταξύ των καθηκόντων, χάνουμε πολύ χρόνο και όσο περισσότερο ολοκληρώνονται, τόσο περισσότερο χάνουμε τη συγκέντρωση και τόσο περισσότερα λάθη κάνουμε. Πολλοί αναφέρονται ακόμη και στο multitasking ως μια άλλη μορφή απόσπασης της προσοχής, καθώς πολλές εργασίες τείνουν να αποσπά την προσοχή μεταξύ τους.
Για παράδειγμα, έχουμε καθήκον να γεμίσουμε αρκετά ποτήρια από ένα μπουκάλι νερό. Δεν μπορούμε να τα γεμίσουμε ταυτόχρονα, οπότε είτε τα γεμίζουμε εντελώς ένα κάθε φορά, είτε λίγο-πολύ, επιστρέφοντας ξανά σε άδειο ποτήρι. Στην πρώτη περίπτωση, προφανώς, θα αντιμετωπίσουμε ταχύτερα και πιο αποτελεσματικά, ενώ στη δεύτερη περίπτωση, η διαδικασία θα διαρκέσει περισσότερο, ενώ μπορούμε να ρίξουμε περισσότερο νερό μετά από τα ποτήρια. Και όσο περισσότερα γυαλιά, τόσο μεγαλύτερη είναι η διαδικασία και τόσο περισσότερο νερό θα χύσουμε.
Η τεχνολογία μπορεί να είναι ιδιαίτερα προκλητική όταν κάνετε πολλαπλές εργασίες, γιατί με όλες τις περισπασμούς μας βρισκόμαστε σε κατάσταση προετοιμασίας για να αποσπάσουμε την προσοχή μας και οι περισσότεροι άνθρωποι απλώς δεν αντιμετωπίζουν καλά τις πολλαπλές εργασίες. Επομένως, εστιάζοντας σε μία δραστηριότητα, εργαζόμαστε πιο παραγωγικά. Ειδικά στην κατάσταση «ροής».
Μπείτε στη ροή
Το Flow είναι μια έννοια στην ψυχολογία που αναπτύχθηκε από τον Ούγγρο ψυχολόγο Mihai Csikszentmihalyi τη δεκαετία του 1970. Αυτός ο όρος αναφέρεται σε μια ψυχική κατάσταση στην οποία ένα άτομο εμπλέκεται πλήρως σε μια συγκεκριμένη δραστηριότητα, παρακινημένος, γεμάτος ενέργεια και συχνά χάνει το χρόνο. Με αυτόν τον τρόπο λειτουργεί όχι μόνο πιο παραγωγικά, αλλά και πιο δημιουργικά.
Οι εξωτερικές περισπασμούς μπορεί να επηρεάσουν την εστίαση, αλλά έχουν ελάχιστη ή καθόλου επίδραση σε αυτές που βρίσκονται στην κατάσταση «ροής». Για παράδειγμα, η μουσική στο γραφείο μπορεί να εκληφθεί ως απόσπαση της προσοχής από τη μία και σχεδόν απαρατήρητη από την άλλη, αν και οι δύο επικεντρώνονται στο ίδιο έργο. Αυτό μπορεί να σημαίνει ότι το δεύτερο έχει ήδη εισέλθει στην κατάσταση «ροής», ενώ ο άλλος προσπαθεί μόνο να το κάνει, αλλά εξωτερικοί παράγοντες παρεμβαίνουν σε αυτό.
Από την άλλη πλευρά, τα εξωτερικά ερεθίσματα δεν πρέπει να είναι περισπασμούς, αλλά, αντίθετα, μπορεί να είναι χρήσιμα για την ολοκλήρωση της εργασίας. Μερικές φορές είναι απαραίτητο να κατανοήσουμε και να αξιολογήσουμε την εξωτερική κατάσταση και το περιβάλλον. Αυτή η επίγνωση κατάστασης μπορεί να είναι χρήσιμη για ορισμένες δραστηριότητες. Για παράδειγμα, κατά την οδήγηση, ένα άτομο είναι συγκεντρωμένο, ενώ πρέπει να αξιολογήσει διάφορους παράγοντες κατάστασης: τον δρόμο, τα φανάρια, άλλους χρήστες του δρόμου.
Η παραγωγική εργασία γραφείου απαιτεί τόσο την επίγνωση της κατάστασης όσο και την είσοδο σε μια «ρέουσα» κατάσταση. Δυστυχώς, είναι αδύνατο να είστε ταυτόχρονα και στις δύο πολιτείες, επομένως, λαμβάνοντας υπόψη τις τρέχουσες εργασίες, τις περιστάσεις και τους εσωτερικούς και εξωτερικούς παράγοντες, οι εργαζόμενοι πρέπει να εναλλάσσονται μεταξύ τους. Και ο χώρος γραφείου πρέπει να υποστηρίζει εργασίες σε καθεμία από αυτές τις πολιτείες.
Σχεδιασμός χώρου εργασίας συγκέντρωσης
Οι περισπασμοί δεν θα εξαφανιστούν, αλλά ο χώρος γραφείου θα πρέπει να διατηρεί την εργασία εστιασμένη αντί να δημιουργεί νέα εμπόδια στην επίτευξη μιας «ρέουσας» κατάστασης.
Οι ανάγκες εργασίας των υπαλλήλων αλλάζουν όλη την ημέρα ανάλογα με την εργασία. Για παράδειγμα, πρέπει πρώτα να ταξινομήσετε την αλληλογραφία σας, να πραγματοποιήσετε πολλές κλήσεις και, στη συνέχεια, να προετοιμαστείτε για μια συνάντηση, να συζητήσετε εργασίες με συναδέλφους και, στη συνέχεια, να προετοιμάσετε μια εμπορική προσφορά. Μόνο με μια ολοκληρωμένη προσέγγιση σχεδιασμού μπορείτε να δημιουργήσετε ένα χώρο κατάλληλο για όλες τις αναφερόμενες δραστηριότητες.
Αυτή η ολιστική προσέγγιση στην οργάνωση του χώρου γραφείων περιλαμβάνει πέντε αρχές: ποικιλομορφία, επιλογή, έλεγχο, αναγνώριση και αναπλήρωση.
Ποικιλία. Μην επιλέξετε ανάμεσα σε ανοιχτούς και ιδιωτικούς χώρους, πρέπει να παρέχετε στους υπαλλήλους και τα δύο, και επίσης να τους δίνετε την ευκαιρία να επιλέξουν τον κατάλληλο χώρο για κάθε εργασία. Η εργασία που απαιτεί συγκέντρωση μπορεί να εκτελεστεί σε οποιαδήποτε περιοχή: κάποιος είναι πιο άνετος σε ανοιχτό χώρο με τον ήχο ενός βουητού γραφείου, ενώ κάποιος χρειάζεται απόλυτη σιωπή σε ένα απομονωμένο μέρος. Το κύριο πράγμα είναι ότι και οι δύο τύποι χώρων παρουσιάζονται στο γραφείο.
Επιλογή. Εμπιστευτείτε τους υπαλλήλους σας για να επιλέξετε πού, πώς και πότε κάνουν τη δουλειά τους. Και οι ίδιοι θα μπορούν να βρουν τις συνθήκες υπό τις οποίες θα είναι πιο παραγωγικές.
Ο έλεγχος. Δώστε στους υπαλλήλους τον έλεγχο του χώρου εργασίας τους. Εάν αποφασίσετε τα πάντα για αυτούς, τότε υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να κάνετε λάθος με τις προτιμήσεις σας. Για παράδειγμα, αποφασίζοντας να εξαλείψει την παρεμβολή θορύβου μεταξύ των εργαζομένων και να τους απομονώσει από κοινούς χώρους, οι εταιρείες μπορούν να υποβαθμίσουν σημαντικά την αλληλεπίδραση συναδέλφων. Αντ 'αυτού, δώστε στους υπαλλήλους τη δυνατότητα να ρυθμίζουν το απόρρητο του χώρου εργασίας τους, τη συχνότητα αλληλεπίδρασης με τους συναδέλφους, καθώς και το σύνολο των αξεσουάρ, το επίπεδο φωτός, τη θερμοκρασία κ.λπ. Η ίδια η συνειδητοποίηση ότι μπορούν να ελέγξουν το χώρο εργασίας τους μπορεί να αντισταθμίσει μερικές από τις αρνητικές επιπτώσεις των περισπασμών.
Αναγνώριση. Η μετάβαση από το σημείο Α στο σημείο Β και μετά στο σημείο Γ πρέπει να είναι εύκολη. Οι σαφείς και απλές διατάξεις επιτρέπουν στους χρήστες να πλοηγούνται γρήγορα στο διάστημα και να αποφεύγουν τις δύσκολες καταστάσεις και τη σπατάλη χρόνου. Μια πραγματικά κατανοητή διάταξη επιτρέπει στον υπάλληλο να φανταστεί διανοητικά έναν χάρτη του γραφείου, να βρει συναδέλφους σε αυτό και να κατανοήσει διαισθητικά τον σκοπό κάθε ζώνης. Όταν οριοθετείτε με σαφήνεια τις λειτουργικές περιοχές, δεν υπερφορτώνετε τις γνωστικές διαδικασίες των υπαλλήλων με περιττές σκέψεις και είναι αμέσως έτοιμοι να κατευθύνουν την ενέργειά τους στην ολοκλήρωση εργασιών αντί να προσπαθούν να πλοηγηθούν στο διάστημα.
Ανανέωση δυνάμεων. Δώστε στους υπαλλήλους χρόνο και χώρο για διαλείμματα. Όταν επικεντρωνόμαστε στην εργασία για μεγάλο χρονικό διάστημα, καταναλώνεται πολύ ενέργεια και το σώμα κουράζεται πιο γρήγορα. Οι εγκέφαλοί μας κάνουν πραγματικά καταπληκτικά πράγματα επιτρέποντάς μας να επικεντρωθούμε σε κάτι για μεγάλο χρονικό διάστημα χωρίς να δώσουμε προσοχή σε περισπασμούς. Επομένως, η "επαναφόρτιση" μετά από μια τέτοια δραστηριότητα είναι απλώς απαραίτητη. Μια επιλογή για να επαναφορτίσετε την ενέργειά σας είναι να απολαύσετε τη θέα από το παράθυρο ενώ κάνετε ένα σύντομο διάλειμμα από τη δουλειά και κάθε εταιρεία θα πρέπει να παρέχει αυτήν την ευκαιρία. Μπορείτε επίσης να κάνετε σύντομα διαλείμματα όλη την ημέρα για να πάρετε ένα σνακ ή να συνομιλήσετε με συναδέλφους σε άτυπες περιοχές. Ένα ή δύο μεγαλύτερα διαλείμματα, όπως το να πηγαίνετε στο γυμναστήριο ή να περπατάτε έξω από το γραφείο, μπορεί να προσφέρει την απαραίτητη ώθηση ενέργειας για μια μακρύτερη συνεδρία εργασίας. Είναι σημαντικό να παρέχετε στους υπαλλήλους αυτές τις επιλογές, ώστε να είναι πάντα ενεργοποιημένοι για να εργάζονται σε συγκέντρωση.
Το πρόβλημα της συγκέντρωσης στα ρωσικά γραφεία
Ο Denis Chernichkin, διευθυντής της Haworth Business Interiors, έδωσε τα σχόλιά του σχετικά με αυτήν τη μελέτη και τα συσχετίζει με τη ρωσική πραγματικότητα.
«Το πρόβλημα της συγκέντρωσης σε ανοιχτούς χώρους στη Ρωσία δεν είναι λιγότερο επείγον από ό, τι στη Δύση. Θα έλεγα ακόμη και ότι το ζήτημα είναι ακόμη πιο έντονο. Το γεγονός είναι ότι, για παράδειγμα, οι αμερικανικές εταιρείες, ως επί το πλείστον, κινούνται πολύ προσεκτικά σε ανοιχτό χώρο και το χρησιμοποιούν μόνο για συγκεκριμένες διαιρέσεις ή ζώνες. Στα ρωσικά γραφεία, αυτή η μετάβαση έγινε πιο έντονη και πιο απλή, χωρίς να λαμβάνονται υπόψη οι ιδιαιτερότητες των δραστηριοτήτων των εργαζομένων και του τρόπου εργασίας τους. Επιπλέον, συχνά σε πολλές σειρές από μονότονα "παγκάκια" δεν υπάρχουν σχεδόν καθόλου οριοθετήσεις ή ακουστικά εμπόδια. Γιατί ο θόρυβος και άλλες περισπασμούς φτάνουν σε κρίσιμα επίπεδα. Αυτό επιβεβαιώνεται από την έρευνά μας για το Ideation στα ρωσικά γραφεία, με αποτέλεσμα να λαμβάνουμε διαρκή επιβεβαίωση ότι σε σχεδόν κάθε εταιρεία το κύριο παράπονο των εργαζομένων είναι η έλλειψη ιδιωτικότητας και η αδυναμία συγκέντρωσης.
Προκειμένου οι εργαζόμενοι να επικεντρωθούν στις εργασίες τους, ο χώρος εργασίας πρέπει να παρέχει σαφώς καθορισμένους τομείς για ομαδική, ατομική και εστιασμένη εργασία. Αυτές οι ζώνες δεν πρέπει να ανταγωνίζονται, αλλά να αλληλοσυμπληρώνονται. Μεγαλύτερη ποικιλία και διαθεσιμότητα αυτού ή αυτού του χώρου επιτρέπει στους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν το πιο κατάλληλο περιβάλλον για την τρέχουσα εργασία και τους επιτρέπει να μην αποσπούν την προσοχή των γειτόνων, καθώς επίσης ανακουφίζει την βαρετή μονοτονία των επαναλαμβανόμενων σειρών ανοιχτού χώρου, βελτιώνοντας την ακουστική άνεση.
Και φυσικά, είναι εξαιρετικά σημαντικό να εκπαιδεύσετε τους υπαλλήλους για τη σωστή χρήση του χώρου. Είναι απαραίτητο να εμπλέκουμε τους ανθρώπους στη διαδικασία αλλαγής από την αρχή, καθώς είναι πολύ πιο εύκολο να εφαρμόσεις ιδέες που λαμβάνονται μέσω επικοινωνίας με συναδέλφους και όχι να επιβάλλεις άλλους. Οι εταιρείες πρέπει να ενισχύσουν τη νέα συμπεριφορά μέσω μιας καλά διαρθρωμένης στρατηγικής αλλαγών, επικοινωνίας και εκπαίδευσης. Σε αυτήν την περίπτωση, δεν θα συναντήσουν αντίσταση από τους υπαλλήλους και η αποτελεσματικότητα των καινοτομιών θα είναι όσο το δυνατόν υψηλότερη. Με βάση την έρευνα Haworth
